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Evaluando la Gestión de una Fundación
Una organización sin ánimo de lucro de alto desempeño cuenta con una muy clara y
acordada estrategia y visión de la organización a largo plazo y claridad sobre las
prioridades estratégicas para lograr la misma; tiene un claro enfoque en unos
programas o proyectos discretos de alto impacto, formulados con metas de largo plazo;
cuenta con una activa y comprometida Junta Directiva y un equipo administrativo
altamente calificado, con las herramientas necesarias para tener un alto nivel de
desempeño, e invierte en construir capacidad institucional acorde con la dimensión y
complejidad de sus programas.
Elementos
Los diez factores críticos de éxito que definen una ONG de alto desempeño son:
- Plan Estratégico de alto impacto: Se consigue revisando la vigencia de la Misión. Luego es importante asegurar la existencia de una Visión clara acerca de lo que se quiere lograr hacia adelante, revisando su nivel de cumplimiento en los últimos años. Al contar con una Misión vigente y una Visión clara, la organización puede proceder a desarrollar un plan estratégico sólido.
- Oferta social de alto impacto. La estrategia de la Fundación debe estar balanceada y considerar acciones específicas para lograr su impacto social, su sostenimiento y una operación eficiente desde la perspectiva de clientes y mercado; la perspectiva financiera; la perspectiva operativa y la perspectiva de aprendizaje organizacional. Cada estrategia debe contar con un plan de acción detallado que permita hacer seguimiento a su ejecución y desempeño. Una Fundación debe orientar su oferta hacia campos sociales en donde logre el mayor nivel de impacto con su habilidades actuales y potenciales
- Estrategia de posicionamiento institucional externa: Es esencial para la construcción de la credibilidad y del acceso a fondos la comunicación de su estrategia y del impacto causado. Para lograrlo se deben identificar las necesidades de comunicación y determinar los objetivos; establecer un plan de acción con cada uno de los grupos de interés; ejecutar las actividades, evaluar los resultados a partir de los medios utilizados para llegar a ellos; construir indicadores para hacer un seguimiento y mejoramiento, adicionando los medios y las acciones que hagan falta. De esta manera la estrategia de comunicación garantizará la coherencia entre grupos de interés y vehículos de comunicación.
- Modelo de operación claro y formal: Implica entender las fortalezas y debilidades en la cadena de valor o de gestión.
- Proceso de evaluación y desempeño: Se debe asegurar que los procesos cuentan con los insumos necesarios para las actividades correctas y para generar los productos adecuados, a partir de herramientas que le permitan evaluar la gestión integral, desde la estrategia hasta la operación. Entre estos están los indicadores de "impacto", que miden el progreso en el cumplimiento de la misión y objetivos de largo plazo que dan foco a la organización; los indicadores de "actividad", que miden el progreso en el desarrollo de metas y programas que determinan el comportamiento organizacional, y los indicadores de "capacidad", que miden el progreso en todos los niveles de la organización, permitiendo que las cosas se hagan.
- Junta/Consejo Directivo aliado: Son vitales para las Fundaciones y deben contar con un alto desempeño en tres frentes claves: compromiso y dinámica de equipo; verdaderos aliados de la Fundación; y un eficiente funcionamiento. Por lo tanto es necesario evaluar permanentemente el nivel de compromiso, trabajo y dedicación por parte de los miembros de la Junta Directiva. Así mismo, se requiere analizar su aporte al direccionamiento estratégico, monitoreo del desempeño financiero y desarrollo o sucesión del equipo profesional.
- Estructura organizacional: Debe ser evaluada respecto a su alineación con las necesidades de la organización, examinando también como esta estructura satisface las necesidades para el desarrollo de estrategias a futuro. Una parte fundamental en la estructura de una Fundación es su programa de voluntariado. Para lograr un buen desempeño el modelo de voluntariado debe contar con procesos y sistemas propios, que contemple elementos como proceso de planeación, procesos de reclutamientos, liderazgo y trabajo en equipo, estrategias de comunicación interna, procesos de entrenamiento y desarrollo, estrategias de reconocimiento y motivación, sistemas de evaluación y mejoramiento.
- Equipo comprometido y cultura organizacional sana: En la estructura de planta es necesario evaluar la cultura organizacional de la Fundación. Entre los aspectos a evaluar se encuentran: conocimiento de empleados sobre norte estratégico y desempeño; congruencia de la organización con principios y valores; estilo de liderazgo y desempeño de directivos; comunicación; trabajo en equipo dentro de las áreas; trabajo en equipo entre áreas; resolución de conflictos y relaciones personales; reto, aceptación y apertura al cambio; satisfacción del empleado; cargas de trabajo y asignación de roles y responsabilidades.
- Estrategia y estructura de consecución de recursos: Las Fundaciones deben
contar con un proceso formal de consecución de recursos. Para ello debe:
- Identificar necesidades
- Conformar un Comité de consecución
- Definir el “vehículo” a utilizar
- Detallar la estrategia, el plan de acción y el cronograma
- Definir las necesidades y poner enmarca la estrategia
- Consolidar el equipo de ejecución
- Hacer una segmentación de donantes
- Ejecutar el Plan
- Evaluar los resultados
- Hacer un seguimiento y formular un plan de mejoramiento
- Alianzas estratégicas: Las Fundaciones deben buscar crear alianzas para ejecutar tareas centrales a su misión, que proporcionen un claro beneficio y para potencializar su impacto social. Hay que buscar socios tengan enfoques similares en “Fundraising”y puedan aprender de la experiencia de cada uno; socios que puedan enfocarse en áreas de “experticia” diferentes pero complementarias- ej. solución de conflictos y ayuda humanitaria; socios que llevan a cabo proyectos con características comparables y pueden aprender conjuntamente; socios que puedan lograr un mayor nivel de atención hacia temas críticos uniendo esfuerzos - ej. en recursos y redes; socios puedan abordar varios actores al mismo tiempo para aumentar las posibilidades de impacto.
Aplicaciones
A través de la experiencia de la Corporación Compartamos se ha encontrado que existen grandes
oportunidades de mejora en relación al desempeño de las organizaciones sin ánimo de
lucro. Lo anterior lo sustentan en los siguientes hallazgos:
- Juntas Directivas deficientes a nivel de compromiso, composición y acciones.
- Carencia de un norte claro y compartido y carencia de un Plan Estratégico concreto y activo.
- Carencia de una estructura organizacional y modelos de gobierno que faciliten el cumplimiento de metas.
- Alta dispersión de actividades de bajo impacto resultado del afán de conseguir recursos.
- Oportunidades para aumentar el impacto social.
- Estructuras de costos ineficientes.
- Carencia de conocimientos financieros.
- Carencia de claridad financiera en el largo plazo.
- Carencia de una práctica y estrategia de consecución de recursos formal.
- Dificultades en la identificación y manejo de donantes.
- Carencia de material de corretaje (promoción).
- Sistemas de información gerencial que se adaptan a necesidades de terceros.
- Oportunidades de mejora en los procedimientos de control interno.
- Elaboración de contratos onerosos para las entidades.
- Dificultades culturales y de cambio por relevos generacionales.
Fuente
Tomado de las memorías del "Seminario Internacional
Acciones, hechos y datos por una
gestión social responsable", realizado en Junio de 2003 - Ponencia de Luis Gallo, Director de la Fundación Compartamos por Colombia
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