Secretaria/Asistente de Programa

El/la Asoistente apoya en las actividades de administración, de diseño de presupuestos, de soporte programático hacia los programas del SNU, al equipo de la OCR,  para  contribuir al cumplimiento de los resultados de acuerdo al plan de trabajo presentado por la OCR.

• Apoya en la formulación  y seguimiento  del presupuesto de la OCR.
• Manejo de procedimientos administrativo‐financieros a través del sistema informático de gestión ‐ ATLAS. 
• Ingresa en el sistema informático‐Atlas el presupuesto de la oficina, así como sus respectivas revisiones previa autorización del Oficial de Programas.
• Hace seguimiento al calendario de contribuciones financieras de las agencias del SNU a los Grupos Interagenciales, y a la OCR para su respectiva recepción y deposito.
• Responsable del control de gastos verificando que los mismos sean cargados a la cuenta correcta.
• Apoya a la OCR con las solicitudes de servicios y documentos de apoyo, verificando que la documentación esté completa.
• Atiende consultas y asesora a la OCR con relación a normas y procedimientos del PNUD, contacto y gestiones con otras unidades de la oficina.
• Apoya la inducción de nuevo personal de la OCR.
• Convoca a reunión/es de la OCR, elabora y distribuye minutas y da seguimiento a algunas de las acciones acordadas.
• Apoyo logístico y secretarial para la organización de talleres y reuniones programáticas del Sistema de las Naciones Unidas, así como otras actividades interagenciales convocadas por la OCR.
• En ausencia de la Asociada Ejecutiva del CR/RR, asistir al Coordinador Residente y Representante Residente del PNUD en Guatemala en las tareas que le sean requeridas.
• Apoyo secretarial al Oficial de Programas de la OCR y al Oficial de Programas para los Objetivos del Milenio – ODMs‐ en el seguimiento de compromisos con socios (agencias del SNU, gobierno, donantes, IFI ́s, multilaterales, etc.) 
• Maneja la agenda de los Oficiales de Programa a los que presta apoyo.
• Da seguimiento en la distribución de correspondencia de los oficiales a los que presta apoyo.
• Lleva el archivo de las actividades bajo los oficiales a los que presta apoyo. 
• Apoya en las revisiones presupuestarias solicitadas.
• Apoya en el seguimiento del  flujo de caja de la OCR.
• Mantiene comunicación y coordinación con la unidad de finanzas u otras unidades de operaciones del PNUD.
• Alguna otra actividad requerida por el Coordinador Residente del Sistema de las Naciones Unidas u Oficial de Programas de la OCR.

Formación y educación:

• Estudios a nivel medio preferiblemente en el campo de Secretaria/o Ejecutiva/o Bilingüe.
• Deseable, pero no indispensable, estudios universitarios en Administración de Empresas o carrera afín.

Experiencia y conocimientos adicionales:

•  2 años de experiencia en el desarrollo de actividades y procesos del Sistema de Naciones Unidas (deseable, no indispensable)
•  5 años de experiencia en trabajo con funciones de asistente/secretaria o en áreas financieras y/o administrativas, incluyendo atención al público.